Softwarezertifikate haben standardmäßig eine begrenzte Gültigkeitsdauer.

Das Softwarezertifikat zur Adressverschlüsselung, das bei der Installation des VPS-Postfachs erstellt und dem VPS-Postfach zugewiesen werden muss, besitzt eine Laufzeit von drei Jahren.

Nach Ablauf dieses Zeitraums können alte VPS-Nachrichten an das abgelaufene Zertifikat noch abgeholt und empfangen werden. Neue VPS-Nachrichten werden aber nicht mehr erzeugt und versendet, bevor nicht ein neues Softwarezertifikat erstellt und dem Postfach zugewiesen wurde.

Bitte aktualisieren Sie das Adressverschlüsselungszertifikat auch immer, wenn Sie Änderungen in den Feldern Name und/oder Organisation der Visitenkarte in Ihrem Postfach vornehmen, da es sonst zu Differenzen zwischen dem Adressverschlüsselungszertifikat und der nach außen sichtbaren Adresse kommt.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. VPSMail aufrufen und sich mit PIN-Eingabe in das Postfach einloggen, bei dem das Softwarezertifikat geändert werden soll
2. mit dem Button "Empfangen" aus der oberen Menüleiste bisher noch nicht abgeholte Nachrichten an das abgelaufene Zertifikat abrufen
3. Menüpunkt „Postfach – Bearbeiten“ aufrufen (oder die Tastenkombination Strg + 1 drücken) und den Reiter "Grundeinstellungen" auswählen
4. den Button "Erstellen" drücken
5. bitte nach Möglichkeit die Felder, die aus der Visitenkarte übernommen werden, nicht ändern
6. eine PIN wählen, die vier bis acht Ziffern umfasst. Ihre PIN muss nicht gewechselt werden - Sie können die bisher genutzte PIN wiederverwenden
7. "Erstellen" drücken
8. einen Dateinamen für das neu zu erstellende Zertifikat eingeben, mit dem es im Dateisystem abgelegt wird; nach dem erneuten Bestätigen werden zwei Dateien (*.p12 und *.crt) unter dem angegebenen Dateipfad angelegt
9. bei Rückkehr in das Fenster mit den Grundeinstellungen wird automatisch die PIN abgefragt und somit das neu erstellte Zertifikat ausgewählt
10. das neu angelegte Softwarezertifikat oder ein anderes bereits vorhandenes auswählen und mit "OK" bestätigen

Im Anschluss findet der automatische Abgleich mit dem Registrierungsserver statt. Bevor das neue Zertifikat dort eingetragen wird, erfolgt für das alte Zertifikat nochmals eine Anfrage beim OSCI-Manager nach bisher noch nicht abgeholten Nachrichten.

Das neu ausgewählte Softwarezertifikat wird nur dann erfolgreich an den VPS-Registrierungsserver übertragen, wenn im unteren Teil des Dialogfensters ein roter Text erscheint, der die Eintragung des Softwarezertifikats beim Registrierungsserver bestätigt.

Sie können anschließend nur noch VPS-Nachrichten empfangen, die an das neu erstellte Adressverschlüsselungszertifikat adressiert sind.

Zum Abschluss müssen Sie das Postfach einmal schließen und neu öffnen, bevor Sie neue VPS-Nachrichten erzeugen und versenden können.

Alle Organisationen und Personen, die am Emissionshandel teilnehmen und eine Virtuelle Poststelle (VPS) installiert haben, können über unsere VPS erreicht werden.

Der Registrierungsserver hält jedoch nur die Adressen vor, die ihm bekannt gemacht wurden und aktualisiert diese automatisch im lokalen Adressbuch. Nur diese Adressen können als Empfänger in VPSMail ausgewählt werden. Die Bekanntgabe erfolgt durch den Teilnehmenden selbst, indem er bei der Installation der Anwendung eine Visitenkarte und ein zugehöriges Softwarezertifikat beziehungsweise ein so genanntes Adressverschlüsselungszertifikat erstellt und bestätigt.

Alle neuen VPS-Postfächer müssen manuell von uns freigeschaltet werden. Dazu senden Sie bitte eine E-Mail an E-Mail: vpsfreischaltung@dehst.de.

Sie haben eine VPS-Nachricht empfangen und im Register "Nachricht" wird am Ende zusätzlich der Bereich "Anhänge" mit einem oder mehreren Dateinamen angezeigt. Das Register "Anhänge" ist jedoch leer bzw. ergraut (disable) und es wird auch keine Büroklammer (Symbol für Anhänge) im Posteingang angezeigt.

Bitte überprüfen Sie die Zeichenlänge des Pfadnamens zum Arbeitsverzeichnis ....\osci_governikus\ Ihrer lokalen Postfachanwendung. Die Dateisysteme FAT und NTFS, die unter Windows verwendet werden können, unterstützen nur Datei- und Pfadnamenslängen bis zu 255 Zeichen. Daher werden bei Überschreitung der 255 Zeichen keine Dateien mehr im Filesystem abgelegt.

Bitte verschieben Sie dann das Arbeitsverzeichnis manuell in Richtung Laufwerkswurzel. Es empfiehlt sich das Arbeitsverzeichnis direkt im Rootverzeichnis des jeweiligen Laufwerks (LW) anzulegen LW:\osci_governikus\.

Anschließend müssen Sie in der Konfigurationsdatei "govello20.properties" den neuen Pfad zum Arbeitsverzeichnis wie folgend eintragen: osci.folder=LW\:\\osci_governikus

Anstatt die Datei zu ändern, können Sie die gesamte Datei "govello20.properties" auch löschen. Beim nächsten Neustart wird VPSMail das System nach dem Ort des Arbeitsverzeichnisses fragen. Dort müssen Sie dann das Verzeichnis wählen, in dem sich das Arbeitsverzeichnis jetzt befindet. Bitte wählen Sie nicht das Arbeitsverzeichnis selbst aus! In diesem Fall legt die Anwendung ein neues Arbeitsverzeichnis in dem schon vorhandenen an. Keinesfalls darf sich bei Start VPSMail das Fenster zur Visitenkarteneingabe öffnen, da Sie in diesem Fall ein neues Postfach anlegen würden. Nach Verschieben des Arbeitsverzeichnisses markieren Sie die ohne Anhänge empfangene Nachricht und aktivieren den Button "Erneut Empfangen" um den Übertragungsprozess erneut zu starten.

Standardmäßig wird pro Postfachinstallation nur ein Postfach angelegt. Jede installierte VPSMail kann jedoch mehrere Postfächer beziehungsweise Mailboxen verwalten.

Mit dem Menü „Postfach Neu“ können Sie in VPSMail weitere Postfachadressen anlegen. Ein Postfach ist gekennzeichnet durch die Rolle des Anwenders im Emissionshandel (Betreiber BE, Sachverständiger SV, Landesbehörde LB, Wirtschaftsprüfer (Prüfstellen) WP), die Visitenkarte und das zugehörige Adressverschlüsselungszertifikat.

Bitte bedenken Sie, dass Postfächer mit identischen Visitenkarten nach außen im Adressbuch für Andere nicht ohne Weiteres zu unterscheiden sind. Sie sind möglicherweise nicht eindeutig adressierbar.

Wir prüfen bei Freischaltungen, ob Doppelungen vorliegen. Bitte versuchen Sie im Vorfeld mögliche Dopplungen zu vermeiden und nicht mehr genutzte Postfächer mit dem Menü Postfach/Löschen zu löschen.

Wenn Sie alte Postfächer nicht selbst löschen können, wenden Sie bitte an unseren Kundenservice.

Für die Installation von VPSMail benötigen Sie einen GB auf dem Laufwerk.

Eine Installation in dem lokalen "Programme"-Verzeichnis des PCs ist nicht notwendig.

Weiterhin benötigen Sie auf dem Laufwerk für das Arbeitsverzeichnis .../osci_governikus/ der Postfachanwendung genügend Speicherplatz, da jede eingehende oder ausgehende Nachricht bis zu 50 MB umfassen kann.

Beachten Sie die maximale Pfad- und Dateinamenlänge des eingesetzten Betriebssystems.

Die Dateisysteme FAT und NTFS, die unter Windows verwendet werden können, unterstützen nur Datei- und Pfadnamenslängen bis zu 255 Zeichen. Die Gesamtpfadlänge innerhalb des VPS-Arbeitsverzeichnisses \osci_governikus\ beträgt 126 Zeichen plus der Dateinamenlänge für zu empfangene Dateien. Wir empfehlen, das Arbeitsverzeichnis in der obersten Verzeichnisebene des gewählten Laufwerks abzulegen, beispielsweise Laufwerk:\osci_governikus\...\dehst_p_xxxxxxxxxx\...\"Dateiname".

Beachten Sie auch notwendige Nutzerberechtigungen. Auf dem Arbeitsverzeichnis darf zum Beispiel kein Schreibschutz für den Nutzer eingetragen sein, da die empfangenen oder versendeten Nachrichten dort abgelegt werden. Das Arbeitsverzeichnis von VPSMail wird bei der Installation der Software festgelegt. Grundsätzlich sind alle Speicherorte möglich, die der PC ansprechen kann.

Wichtig ist die Einbindung des Speicherorts in ein Sicherungskonzept, um die Daten vor Verlust zu bewahren.

Bitte beachten Sie, dass Sie das Arbeitsverzeichnis .../osci_governikus/ Ihres Postfachs sichern müssen, um Datenverluste zu vermeiden.

Um die Inhaltsdaten von empfangenen und versendeten Nachrichten intern zu sichern, können Sie die E-Mail-Weiterleitungsfunktion nutzen. In den Postkörben "Posteingang" und "Gesendete Nachrichten" kann jede einzelne Nachricht über das rechte Mausmenü in Form einer E-Mail weitergeleitet werden. Dabei öffnet sich der auf dem PC installierte Standard-E-Mail-Client (ausgenommen Lotus Notes) mit einer neuen E-Mail-Nachricht, die im Anhang die wesentlichen Inhalte der Nachricht in Form einzelner Dateien enthält.

Im Posteingang steht für eingegangene VPS-Nachrichten die Funktion "Speichern unter" zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie eingegangene Nachrichten in einem Verzeichnis Ihrer Wahl in einer festgelegten Ordnerstruktur sichern. Jede VPS-Nachricht wird dabei in einem extra Dateiverzeichnis mit dem Namen der NachrichtenID (z.B. "dehst_2_000000000000000000000000000000001") separat abgelegt. Enthält die Nachricht Anhänge, befinden sich diese dort jeweils in einem Unterverzeichnis "attachments".

Grundsätzlich ist VPSMail nur für die Installation auf lokalen Datenträgern konzipiert. Ein gemeinsamer Zugriff auf dasselbe Postfach kann nur über eine Konfiguration des Arbeitsverzeichnisses ...\osci_governikus\ auf Netzlaufwerken erfolgen.

Voraussetzung für das gemeinsame Nutzen ist, dass das Postfach auf einem gemeinsam nutzbaren Laufwerk angelegt wird, für das alle Nutzer volle Zugriffsrechte haben.

Beim erstmaligen Einrichten des VPS-Postfachs wird während des Installierens der Ort für das Arbeitsverzeichnis abgefragt. Hier müssen Sie den Pfad auf dem Netzlaufwerk zu dem gemeinsam nutzbaren Verzeichnis auswählen.

Bitte bedenken Sie,

• wenn Sie gemeinsam dasselbe elektronische Postfach nutzen, existiert nur ein Adressverschlüsselungszertifikat. Deshalb kann das Postfach - egal von welchem PC - nur mit der bei Erstinstallation vergebenen PIN geöffnet werden.

• dass das Postfach nicht zeitgleich von mehreren Personen benutzt werden kann. Wenn schon ein anderer Anwender das Postfach geöffnet hat, erlaubt VPSMail den Zugriff nicht. Das auszuwählende Postfach ist dann im Postfachauswahlfenster "disabled" (deaktiviert).

Erstinstallation

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie von unserer Webseite die Installationsanleitung.
• Aktivieren Sie den Installationslink VPSMail. Bei der ersten Installation zum Einrichten des VPS-Postfachs werden Sie während des Installationsvorgangs nach dem Ort für das Arbeitsverzeichnis gefragt. Wählen Sie den Pfad auf dem Netzlaufwerk zu dem gemeinsam nutzbaren Verzeichnis aus.

Zweitinstallation

Anschließend muss auf jedem PC, von dem aus auf das Postfach zugegriffen werden soll, ebenfalls eine lokale Installation erfolgen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie von unserer Webseite die Installationsanleitung
• Aktivieren Sie den Installationslink VPSMail

Wenn Sie aufgefordert werden, den Ort für das Arbeitsverzeichnis von VPSMail anzugeben, wählen Sie das Verzeichnis, in dem sich das schon bestehende Arbeitsverzeichnis befindet. Bitte wählen Sie nicht das Arbeitsverzeichnis ...\osci_governikus\... selbst aus, denn in diesem Fall legt die Anwendung ein neues Arbeitsverzeichnis in dem schon vorhandenen an.

Öffnet sich bei Abschluss der Zweitinstallation ein Fenster zur Visitenkarteneingabe, war die Zweitinstallation nicht erfolgreich. Bitte brechen Sie an dieser Stelle ab und starten den Vorgang erneut. Achten Sie auf die richtige Wahl von Laufwerk und Pfad.

Prinzipiell können Sie auch ein bereits bestehendes Postfach auf diesem Weg gemeinsam nutzen. Die notwendigen Informationen hierzu finden Sie in den unten aufgeführten Antworten.

1. Suchen Sie im Postkorb "Gesendete" die betreffende Nachricht heraus.
2. Das Register "Eingangsbestätigung" enthält das Sendeprotokoll. Drücken Sie die rechte Maustaste, dann "Speichern unter" und speichern Sie die Eingangsbestätigung als HTML-Datei auf dem PC lokal ab.
3. Erstellen Sie eine neue Nachricht.
4. Fügen Sie die Datei mit der Eingangsbestätigung als Anhang in die neue VPS-Nachricht ein.
5. Bestätigen Sie im Nachrichtenfeld “Bemerkungen“, dass diese Nachricht der nachträglichen Übermittlung einer rechtsverbindlichen Signatur zur Nachricht mit der angehängten Eingangsbestätigung dient.
6. Signieren Sie die Nachricht mit Ihrer neuen gültigen Signaturkarte .
7. Senden Sie diese VPS-Nachricht direkt an die DEHSt.

Ja. Jedoch müssen im Rahmen der VPS-Kommunikation die Nachrichten entsprechend ihrem Typ und der Rolle des Anwenders qualifiziert elektronisch signiert werden.

Wenn die Abgabefrist in einem unserer Verwaltungsverfahren abläuft, für die die qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgeschrieben ist, der VPS-Anwender noch nicht über eine Signaturkarte mit QES verfügt, können die Daten in einer VPS-Nachricht vom Nachrichtentyp "Informelle Nachricht" übersendet werden.

Auch bei der Weiterleitung einer Nachricht kann der Nachrichtentyp entsprechend in "Informelle Nachricht" geändert werden.

Wir werden Sie jedoch mit einer VPS-Nachricht auffordern, das Sendeprotokoll der nicht signierten Nachricht im Nachgang in einer gültig signierten Nachricht zu übersenden (Antwort Nr. 031).

VPS-Nachrichten können seriell mehrfach hintereinander signiert werden. Es wird dann im Register "Zertifikate" jeweils ein weiteres Autorenzertifikat visualisiert. Mehrfachsignaturen mit derselben Signaturkarte werden ignoriert. Werden Nachrichten mehrfach durch verschiedene Personen signiert, so ist die Nachricht nur gültig, wenn alle Signaturen gültig sind.

Folgende Möglichkeiten zur Mehrfachsignatur existieren:

1. Alle Personen signieren die Nachricht nacheinander am selben PC.
2. Bei einem gemeinsam genutzten Postfach gemäß Antwort Nr. VPS 009 öffnen alle Personen nacheinander das Postfach und signieren die im Postausgang liegende Nachricht, wobei der Letzte die Nachricht versendet.
3. Falls jede Person ein eigenes Postfach nutzt, ist es auch möglich, die Nachricht jeweils an die nächste Person weiterzuleiten. In diesem Fall wird jeweils eine neue Nachricht erzeugt, in der die Ursprungsnachricht eingepackt ist. Dabei ist der Anhang dieser Nachricht in der obersten Ebene nicht mehr direkt zu sehen. Mit Hilfe des Message Viewer im "Gesendete Ordner" können alle Nachrichten und Anhänge wieder visualisiert werden.

Beachten Sie bitte bei Variante 3, dass die Gesamtnachricht immer größer wird und die Dokumentation über die Unterzeichner in jeweils einzelnen Prüfprotokollen abgelegt wird und so der Überblick erschwert wird.

Wir empfehlen, Variante 1 oder 2 zu verwenden, da hier alle Signaturen in einem Prüfprotokoll abgelegt werden und die Größe der gesamten Nachricht nicht beeinflusst wird. Die Signaturen in VPSMail werden nacheinander unabhängig voneinander erzeugt und abgelegt. Daher werden frühere Signaturen nicht durch neue beschädigt. Sie können die signierte Nachricht und ihre Inhalte öffnen, ohne dass die Signaturen zerstört werden.

Signaturkarten mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat haben aufgrund gesetzlicher Vorgaben eine begrenzte Gültigkeitsdauer.

Nach Ablauf dieser Gültigkeit ist es weiterhin möglich, mit dieser Karte VPS-Nachrichten zu signieren und zu versenden. Die technische Funktionsfähigkeit der Signaturkarte wird durch den Ablauf des Zertifikats nicht eingeschränkt. VPSMail überprüft vor Start des Signiervorgangs die Gültigkeit des Zertifikats und gibt für abgelaufene Karten eine Warnung aus. Trotz dieser Warnung ist es möglich, technisch einwandfrei mit dieser Karte zu signieren. Das gilt nicht für technisch veraltete Karten, die von VPSMail nicht mehr unterstützt werden.

VPSMail erstellt lokal auf Ihrem PC nur die technische Signatur der Nachricht, überprüft jedoch nicht das Ergebnis im Hinblick auf die Gültigkeit. Die Prüfung der Rechtsverbindlichkeit der Signatur erfolgt erst nach dem Versenden beim Eingang der Nachricht in der VPS der DEHSt (auf dem OSCI-Manager). Der OSCI-Manager, der eigentliche zentrale Postserver, übergibt dazu die öffentlichen Schlüssel der Signatur an den Verifikationsserver zur Prüfung. Die Überprüfung einer VPS-Nachricht, die mit einem ungültigen qualifizierten elektronischen Zertifikat signiert wurde, liefert ein negatives Prüfprotokoll für das Autorenzertifikat, da das öffentliche Zertifikat des Signierenden nach dem Ablauf von seinem Trustcenter nicht mehr veröffentlicht wird und es daher nicht mehr entsprechend den vorgeschriebenen Protokollen abfragbar ist.

Der Empfänger kann diese Nachricht trotzdem technisch ordnungsgemäß empfangen und entschlüsseln. Das im Register "Prüfprotokoll" ausgegebene Protokoll zeigt jedoch, dass die Nachricht nicht rechtsverbindlich ist. Diese Nachrichten sind mit einem roten Symbol statt dem grünen Häkchen im Posteingangsfenster gekennzeichnet (rot gekennzeichnete Nachrichten).

Ja.

Wählen Sie im Posteingang des Postfachs die Nachricht aus, die Sie überprüfen wollen. Im Register "Zertifikate" finden Sie das Signaturzertifikat des Autors. Markieren Sie das Autorenzertifikat und rufen Sie mit einem rechten Mausklick das Menü "Online prüfen" zur Zertifikatsprüfung auf. Durch die Online-Nachverifikation kann die Gültigkeit des Zertifikats per OCSP-Abfrage (Online Certificate Status Protocol) zu einem beliebig gewählten Zeitpunkt sowie per Voreinstellung zum Zeitpunkt der Signatur der VPS-Nachricht nachträglich überprüft werden. Das Überprüfen des Signaturzertifikats ist auch über die Internetseite des jeweiligen Kartenherausgebers möglich.

Das nachträgliche Überprüfen hat jedoch keinen Einfluss auf das im Prüfprotokoll der Nachricht dokumentierte Ergebnis oder auf das im Posteingang angezeigte Ampelsymbol. Daher muss das Resultat einer erneuten Prüfung mit der Funktion "Speichern" separat in einer Datei abgelegt werden.

Eine VPS-Nachricht, deren Signatur ungültig ist, wird von uns von der VPS abgeholt. Wir werden Sie aber mit einem Standard-Mahnschreiben per VPS auffordern, die Eingangsbestätigung (Sendeprotokoll) der ungültig signierten Nachricht mit einer gültigen Signatur nachträglich einzureichen. Hierfür gehen Sie wie in Antwort Nr. 031 beschrieben vor.

Weitere Informationen zum Versenden einer Nachricht ohne Signatur finden Sie in Antwort Nr. 020.

Über den Button "Neu" können Sie eine neue Nachricht in VPSMail erzeugen. Dann erscheint ein neues Dialogfenster, in dem Sie mehrere Pflichtfelder ausfüllen müssen. Hier wählen Sie den Nachrichtentypen aus.

Nachrichtentypen richtig verwenden

Nachrichtentyp	Verwendung
Zuteilung – ohne Geschäftszeichen	Erstantrag auf Zuteilung
Zuteilung – mit Geschäftszeichen	Inhaltlich mit dem Zuteilungsverfahren im Zusammenhang stehende Nachrichten (z.B. Zuteilungsanträge, Nachforderungen, Kapazitätserweiterungen, Stilllegungen, Betreiberwechsel)
Kleinemittent	Inhaltlich mit dem Zuteilungsverfahren im Zusammenhang stehende Nachrichten, die unter die Kleinemittentenregelung fallen
Register - Emissionshandelskonto	Nachrichten, die das Emissionshandelsregister bzw. das Anlagenkonto betreffen. Nutzen Sie hier auch den Button "Betreff"
Überwachungsplan	Überwachungspläne und Monitoringkonzepte
Emissionsbericht (EmB)	jährlich abzugebender Emissionsbericht und dazugehörige Nachrichten
EU-ETS - Kompensationsantrag	Antrag auf Kompensation gemäß § 11 (2) BEHG
Zuteilungsdatenbericht	jährlich abzugebender Zuteilungsdatenbericht und dazugehörige Nachrichten
Methodenplan	Methodenplan und zugehörige Nachrichten
Strompreiskompensation – ohne Geschäftszeichen	Erstantrag auf Strompreiskompensation
Strompreiskompensation – mit Geschäftszeichen	Inhaltlich mit diesem Verfahren in Zusammenhang stehende Nachrichten
UERV - Verifikationsbericht	Inhalte im Zusammenhang mit UERV-Verifikationsberichten
BEHG - Kompensationsantrag	Erstantrag auf Kompensation gemäß § 11 (3) BEHG
BEHG - Carbon Leakage Liste	Antrag auf nachträgliche Anerkennung nach §§ 18 ff. BEC
BEHG - Kompensationsgrad	Antrag auf nachträgliche Anpassung des Kompensationsgrades nach § 23 BECV
BEHG - Härtefallantrag	Antrag auf Kompensation gemäß § 11 (1) BEHG
Widerspruch	Widersprüche gegen unsere Entscheidungen
Sanktionsverfahren	Inhalte im Zusammenhang mit einem Sanktionsverfahren
Klage	Inhalte im Zusammenhang mit einer Klage
Ordnungswidrigkeit	Inhalte im Zusammenhang mit einer Ordnungswidrigkeit
Insolvenz	Inhalte im Zusammenhang mit einem Insolvenzverfahren
Allgemeine Anfrage	jegliche Inhalte, Fragen, für die kein anderer Nachrichtentyp geeignet ist oder die in keinem direkten Bezug zu einem Geschäftszeichen stehen
Testnachricht	Test der Postfachsoftware, zum Testen der Sendefähigkeit oder zum Testen einer neuen Signaturkarte
Informelle Nachricht	einziger Nachrichtentyp für den unsignierten Versand

Bitte beachten Sie, dass Sie VPS-Nachrichten qualifiziert elektronisch signieren müssen, bevor Sie sie versenden können.

Um alte Daten unter einem neuen User-Login nutzen zu können, muss das bisherige Arbeitsverzeichnis "osci_governikus"gemäß Antwort Nr. 009 oder Antwort Nr. 010 mit einer Installation von VPSMail im neuem User-Login eingebunden werden. Zum Öffnen des alten Postfachs muss der bisherige Nutzer die Zugangs-PIN an den neuen Nutzer übergeben. Vergessen Sie bitte nicht, die Visitenkarte des Postfachs (Postfach - Bearbeiten - Visitenkarte) für den neuen Anwender anzupassen.

Bitte erstellen Sie auch ein neues Softwarezertifikat gemäß Antwort Nr. 008 und ordnen Sie es dem Postfach zu.

Im Posteingang von VPSMail wird ein Ampelsymbol pro Nachricht angezeigt, das den Gesamtstatus aller Integritäts- und Signaturprüfungen der Nachricht anzeigt. Die Symbole haben folgende Bedeutungen:

• Ein grüner Haken erscheint, wenn alle durchgeführten Prüfungen ein positives Ergebnis liefern.

• Ein gelbes Ausrufezeichen erscheint, wenn mindestens eine der Prüfungen nicht durchgeführt werden konnte.

• Ein rotes Zeichen erscheint, wenn mindestens eine der durchgeführten Prüfungen ein negatives Ergebnis lieferte.

Bei Eingang einer verschachtelten Nachricht (gekennzeichnet durch ein Pluszeichen) ist das Prüfprotokoll der äußeren Nachricht über das Register "Prüfprotokoll" sichtbar.

Das Ampelsymbol im Posteingang zeigt die Zusammenfassung der Prüfergebnisse aller Nachrichten. Das bedeutet, wenn mindestens eine der inneren Nachrichten gelb oder rot ist, ist das Gesamtsymbol im Posteingang ebenfalls gelb oder rot. Um die einzelnen Status der Nachrichten zu sehen, können Sie die verschachtelte Nachricht über den Message-Viewer (Doppelklick auf die Nachricht) öffnen.

Die detaillierten Prüfergebnisse und Prüfmethoden sind im Register "Prüfprotokoll" der jeweiligen Nachricht dokumentiert.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch zur Nutzung der Virtuellen Poststelle.

Stellen Sie sicher, dass Ihr PC über einen funktionsfähigen Internetzugang verfügt und alle gemäß Installationsanweisung geforderten Voraussetzungen an die Hard- und Softwarekonfiguration erfüllt sind (siehe auch Antwort Nr. 005). Falls die Kommunikation zwischen Ihrem Intranet und dem Internet über einen Proxyserver erfolgt, setzen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Administrator in Verbindung.

Sollten weitere Probleme auftauchen, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice der Governikus GmbH & Co. KG.

Ein grau schattiertes, nicht aktivierbares Postfach erscheint, wenn das auszuwählende Postfach noch verwendet wird bzw. schon geöffnet ist, wenn

• die Postfachsoftware VPSMail nicht komplett geschlossen wurde,
• die Anwendung oder Java über den Taskmanager oder andere Hilfsmittel beendet wurden,
• die Anwendung bei gemeinsam genutzten Postfächern bereits von einem zweiten Anwender geöffnet ist.

Außerdem können temporäre Hilfsdateien, die nur bei Verwendung von VPSMail angelegt werden und die beim ordnungsgemäßen Schließen wieder gelöscht werden, existieren und stören.

Bitte beenden Sie in diesem Fall alle offenen Programme und starten Sie Ihren PC und die Postfachanwendung erneut bzw. klären Sie, ob andere Anwender das Postfach geöffnet haben könnten.

Abhängig vom Anbieter müssen Sie eine neue oder eine Folgekarte beantragen.

Es gibt auch Signaturkartenverträge, die sich automatisch verlängern, wenn Sie nicht fristgemäß den Vertrag kündigen. In diesen Fällen erhält der Nutzer automatisch eine neue Folgekarte.

Bitte beachten Sie: jede physisch neue Karte - auch eine Folgekarte - muss mit einer speziellen Softwareanwendung des Trustcenters frei geschaltet werden. Erst dann können Sie sie nutzen.

Zum Freischalten ersetzen Sie die Transport-PIN der Signaturkarte durch eine selbst gewählte PIN.

Nach erfolgreicher Freischaltung müssen Sie in der Regel die Bestätigung per Briefformular an das Trustcenter schicken.

Wenn der Brief beim Trustcenter eingegangen ist, veröffentlicht das Trustcenter das Signaturzertifikat der neuen Karte. Erst dann ist die Signaturkarte gültig.

Für dieses Verfahren sollten Sie nach Absenden der Freischaltungsbestätigung noch ca. drei bis vier Wochen einrechnen.

Die rote Schrift macht kenntlich, dass diese Nachricht nicht komplett übertragen wurde. Markieren Sie diese Nachricht und drücken Sie in der Menüleiste "Erneut empfangen".

Sollten weitere Probleme auftauchen, setzen Sie sich bitte mit dem Kundenservice der Governikus GmbH & Co. KG in Verbindung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Signaturkarte ordnungsgemäß initialisiert ist. Dazu müssen Sie die Transport-PINs der Signaturkarte mit Hilfe einer speziellen Software des Kartenherausgebers durch selbst vergebene PINs ersetzen.

Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Softwareanwendungen, die ebenfalls Zugriff auf den Kartenleser benötigen (wie z. B. SmartTrust Personal von D-Trust), gestartet sind. Es kann dadurch zu Zugriffsproblemen bei den Applikationen kommen, die den Signiervorgang unmöglich machen.

Überprüfen Sie, ob die Treibersoftware des Kartenlesegeräts aktuell ist.

Starten Sie den PC neu mit eingelegter Signaturkarte.

Sollten weitere Probleme auftauchen, setzen Sie sich bitte mit dem Kundenservice der Governikus GmbH & Co. KG in Verbindung.

VPS-Nachrichten müssen aktiv vom VPS-Server abgeholt werden. Zum Empfang der neu auf dem Server eingegangenen Nachrichten drücken Sie bitte in der Menüleiste von VPSMail auf "Empfangen". Sie können zusätzlich unter dem Menüpunkt "Optionen" ein Intervall mit einer Minimalzeit von 15 Minuten für ein automatisiertes Abholen der Nachrichten einstellen. Das Intervall startet dann bei jedem Öffnen des Postfachs mit einer Abfrage zum Abholen neuer Nachrichten. Bei Neuinstallationen von VPSMail ist das automatisierte Abholen bereits standardmäßig auf ein Intervall von 30 Minuten eingestellt.

Jede VPS-Nachricht kann maximal 50 MB groß sein. Diese Restriktion soll den VPS-Server (OSCI-Manager) vor Angriffen durch große Datenmengen schützen.

Ursachen für Übertragungsprobleme können u. a. auf dem Übertragungsweg zum OSCI-Manager liegen. Falls die Kommunikation zwischen Ihrem Intranet und dem Internet über einen Proxyserver erfolgt, kann es zu Problemen kommen, wenn dort die Upload-Größe begrenzt ist. Beispielsweise ist der Proxy Squid standardmäßig auf 1 MB vorkonfiguriert. In diesem Fall kann VPSMail zwar die Anhänge bis zu 50 MB Größe annehmen, aber die zu versendende Datengröße liegt über der von Ihrem Proxyserver zugelassenen Datengröße. In diesem Fall muss die Konfiguration des Proxyservers an Ihre Erfordernisse angepasst werden.

Ursachen für Übertragungsprobleme aufgrund der Nachrichtengröße bei Direktzugängen zum Internet z. B. über Modem, ISDN oder ADSL können in einem zu gering dimensionierten Zugang begründet sein. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Konfiguration die Mindestanforderungen an die Hardware gemäß Installationsanleitung erfüllt.

Bitte beachten Sie, dass diese Antwort nur für Postfachinstallationen gilt, die über Java WebStart gestartet werden. Seit 2014 Version VPSMail 2.9.2.0 laufen neue Installationen von VPSMail über ein MSI-Paket und es wird eine EXECUTE Datei installiert.

Wenn Ihre VPS über Java WebStart gestartet wird, kann es nach einem Update der Software notwendig sein, den Java-Cache (Speicher) des PC zu löschen. Dies kann ebenfalls nötig sein, wenn nach einem Update einzelne Funktionen von VPSMail inaktiv sind. Beides hat zur Folge, dass alle Java-Anwendungen, die auf dem PC installiert sind, über ihren zugehörigen Link neu geladen werden müssen.

Wenn Sie außer VPSMail weitere Java-Anwendungen nutzen, löschen Sie bitte entsprechend der unten stehenden Anleitung zum Löschen des Java-Caches Punkt 2.1 "Anwendung aus dem Java-Cache löschen" nur die temporären Java-Dateien VPSMail. Sonst müssen andere Java-Anwendungen nach dem Löschen des gesamten Java-Cache erneut installieren werden.

Falls Sie außer VPSMail keine weiteren Java-Anwendungen auf Ihrem PC installiert haben, können Sie zum Löschen des Java-Cache folgende Schritte ausführen:

1. Drücken Sie die Windowstaste gemeinsam mit der Taste "R", worauf der Dialog "Ausführen" erscheint.
2. Geben Sie dort den Befehl "javaws -uninstall" ein. Der Befehl löscht alle temporären Java-Dateien beziehungsweise den Java-Cache.
3. Dann muss die Anwendung neu geladen werden. Starten Sie dazu die Anwendung über den Installationslink aus der Installationsanleitung im Webbrowser.
4. Beim Löschen des Java-Cache verschwindet mitunter das Icon vom Desktop. Wenn es nach dem erneuten Laden der Anwendung nicht automatisch wieder installiert wurde, finden Sie unter der Antwort Nr. 004 Hilfe.

Falls VPSMail nach dem Löschen des Java-Cache noch immer nicht startet, prüfen Sie bitte, ob Sie über eine aktuelle Version der Java Runtime-Umgebung verfügen.

Informationen dazu finden Sie in der Installationsanleitung und im Anwenderhandbuch von VPSMail.

Sollten weitere Probleme auftauchen, setzen Sie sich bitte mit dem Kundenservice der Governikus GmbH & Co. KG in Verbindung.

Falls Sie einen Empfänger im Adressbuch von VPSMail nicht finden, kontrollieren Sie bitte die Anzahl der Einträge in Ihrem Adressbuch.

Im Menü „Extras –Adressbuch“ wird die Anzahl der Adressbucheinträge unten links angezeigt. In der Regel finden Sie dort ein Zahl größer 2000.

Sind es weniger, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Button "Adressbuch aktualisieren" klicken.
   Schlägt die Aktualisierung fehl:
2. Button "Adressbuch neu herunterladen".
   Beide Bedienknöpfe finden Sie im Adressbuchfenster unten. Schlägt auch dieser Befehl fehl:
3. Schließen der Anwendung
4. Löschen der Adressbuch-Datei "addressbook" im Ordner LW:\osci_governikus\dehst_vpsmail\postfach_mailbox_00000000x\adressbuch_addressbook über den Dateimanager
5. Neustart der Anwendung

Sollten weitere Probleme auftauchen, setzen Sie sich bitte mit dem Kundenservice der Governikus GmbH & Co. KG in Verbindung.

Die Eingangsbestätigung finden Sie im Postkorb "Gesendete" unter dem Reiter "Eingangsbestätigung". Diese enthält:

• ein eineindeutiges Nachrichtenkennzeichen (Nachrichten-ID)
• den Eingangszeitpunkt der Nachricht auf unserem VPS-Server : "Eingang auf dem Server"
• die Dateinamen von übermittelten Anhängen
• ausführliche Angaben zu den Zertifikaten vom Absender, Empfänger und Unterzeichner (Autor) der Nachricht

Die Eingangsbestätigung enthält keine Angaben zur Gültigkeit der Signatur der versendeten Nachricht. Der Verifikationsserver der VPS prüft dies erst nach dem Eingang der Nachricht in der VPS (siehe Antwort Nr. VPS 029). Das Ergebnis wird nur dem Empfänger der VPS-Nachricht mitgeteilt. Die Eingangsbestätigung enthält lediglich eine Information darüber, ob es sich bei der verwendeten Signatur um eine qualifizierte oder nicht qualifizierte Signatur gemäß dem deutschen Signaturgesetz (SigG) handelt.

Generell sind alle Unternehmen, die in einem oder mehreren Vollzugsverfahren der DEHSt Anträge oder Berichte übermitteln oder an ihrer Erstellung beteiligt sind, für die Kommunikation über die VPS ermächtigt. Unternehmen, die Anträge oder Berichte einreichen, wählen bitte die Rolle „Betreiber“. Unternehmen, die Aufgaben der Prüfung dieser Daten übernehmen, wählen bitte die Rolle „Prüfer“ oder „Wirtschaftsprüfer“. Angestellte oder Organe dieser Unternehmen benötigen uns gegenüber keinen Nachweis der Vertretungsmacht, um VPS-Nachrichten an uns zu versenden.

Eine Ausnahme stellen Nachrichten für die Emissionshandelsregister dar. Für diese Nachrichten verlangen wir auf Basis der zugehörigen rechtlichen Verordnungen bestimmte Nachweise der Vertretungsmacht in einem gesonderten Verfahren.

Personen, die in keinem Arbeits- oder Organverhältnis zu dem Unternehmen stehen, benötigen für jegliche VPS-Nachrichten einen Nachweis der Vertretungsmacht vom Unternehmen, für das sie VPS-Nachrichten übermitteln wollen. Dabei ist die Erteilung einer generellen Vollmacht für die elektronische Kommunikation mit uns über die VPS sinnvoll, wenn keine zwingenden Gründe für eine Beschränkung auf bestimmte Verfahren vorliegen. Bitte geben Sie in diesem Fall in der Visitenkarte Ihres VPS-Postfachs auch im Feld „Organisation“ Ihren korrekten Namen ein.

Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, kann gegebenenfalls auch der Name des Unternehmens selbst mit einer Kennzeichnung, dass es sich nicht um dessen eigenes Postfach handelt, beispielsweise "VPS-Kontakt für Musterunternehmen“, eingetragen werden.

Die gesamte Kommunikation findet über Port 80 (OSCI-Manager) und Port 443 (Registrierungsserver) statt. Der Port 443 muss hierbei in beide Richtungen frei konfiguriert sein. Bei einem Einsatz von Proxyservern sind keine Probleme zu erwarten.

Die Dienste der Anwendung benötigen die Protokolle HTTP, HTTPS und SOAP. Der MIME Type von .jar- und .jnlp- Dateien darf nicht verändert werden (der Proxy muss zusätzlich den MIME-Type "application/x-java-jnlp-file jnlp" unterstützen). Es dürfen keine 'jnlp' und 'jar' Dateien gefiltert werden. Die HTTP Methode HEAD muss erlaubt sein (ist Standard).

Als Hosts müssen folgende Rechner erreichbar sein:

• Verifikationsserver und OSCI-Manager gov.dehst.bos-asp.de 194.31.70.66
• Registrierungsserver reg.dehst.bos-asp.de 194.95.255.145
  

Liegt das bisherige Arbeitsverzeichnis "osci_governikus" auf einem gemeinsam nutzbaren Netzlaufwerk, muss nur eine Zweitinstallation gemäß Antwort Nr. 009 durchführt werden.

Liegt das bisherige Arbeitsverzeichnis "osci_governikus" auf einem von Ihnen nicht mehr genutzten PC, müssen Sie dieses dort sichern und auf den neuen PC übertragen. Dann führen Sie ebenfalls eine Zweitinstallation gemäß Antwort Nr. 009 durch.

Sie werden beim Installieren zur Annahme der Lizenzbedingungen aufgefordert und gebeten, einen Ort für das Arbeitsverzeichnis zu wählen. Tragen Sie dort entweder den Pfad zum gemeinsam nutzbaren Netzlaufwerk ein oder den Pfad, zu dem zuvor auf den neuen PC übertragenen alten Arbeitsverzeichnis.

Wenn Sie das bisherige Postfach nicht mehr nutzen können, können Sie die alten Nachrichten in ein neues Postfach überführen. Gründe können beispielsweise technische Probleme bei der Schlüsselerneuerung oder die verlorene Zugangs-PIN sein. Kopieren Sie bitte die Nachrichtenverzeichnisse auf Filemanager-Ebene. Verschieben oder kopieren Sie folgende Nachrichten-Unterverzeichnisse aus dem Arbeitsverzeichnis "osci_governikus" des alten Postfachs in die entsprechenden Unterverzeichnisse des neuen Postfachs:

• Verzeichnis der eingehenden Nachrichten
  LW:\osci_governikus\dehst_vpsmail\postfach_mailbox_00000000x\eingang_inbox
• Verzeichnis der versendeten Nachrichten
  LW:\osci_governikus\dehst_vpsmail\postfach_mailbox_00000000x\gesendet_sent

• Archiv-Verzeichnis

  LW:\osci_governikus\dehst_vpsmail\postfach_mailbox_00000000x\archiv_archive

  Es enthält beide Typen - die empfangenen und die versendeten Nachrichten. Mit dem Befehl "Wiederherstellen" (rechter Mausklick) können Sie im entsprechenden Ordner die Nachrichten wieder sichtbar machen.

Sie finden die VPS-Nachrichten in den einzelnen Unterverzeichnissen. Sie tragen den Namen der Nachrichten-ID.

Bitte beachten Sie: Sie können die kopierten Nachrichten nicht erneut vom VPS-Server abholen (Erneut Empfangen), da das neue Postfach nicht mehr über das alte Verschlüsselungszertifikat verfügt.